Mengenal Agile Scrum: Inovasi dalam Management project di Era Dinamis

Mengenal Agile Scrum: Inovasi dalam Management project di Era Dinamis- Dalam dunia bisnis saat ini yang bergerak cepat dan tidak pasti, metode manajemen proyek tradisional yang bersifat linier dan kaku sering kali tidak lagi sesuai. Perusahaan diharuskan untuk lebih bisa beradaptasi, merespons perubahan dalam permintaan pasar, dan mampu menyediakan produk atau layanan dengan cepat. Di sinilah Agile Scrum muncul sebagai sebuah pendekatan yang membawa perubahan besar dalam cara banyak tim, terutama di sektor pengembangan perangkat lunak, mengelola proyek mereka. Scrum bukan hanya sekadar metodologi, tetapi sebuah kerangka yang berakar pada filosofi Agile, yang menekankan pada kerja sama, kemampuan untuk beradaptasi, dan pengiriman nilai secara bertahap. Dalam artikel ini Tim DailySSH.com akan mengenalkan agile scrum serta inovasinya dalam management project.

Apa Itu Agile dan Apa Itu Scrum?

Sebelum mempelajari Scrum, penting untuk memahami fondasi filosofisnya: Agile. Agile adalah sekumpulan nilai dan prinsip yang tercantum dalam Manifesto for Agile Software Development yang dirilis pada tahun 2001. Manifesto ini menekankan empat nilai utama:

1. Interaksi dan individu lebih penting dibandingkan proses dan alat.
2. Perangkat lunak yang berfungsi lebih diutamakan daripada dokumentasi yang lengkap.
3. Kerjasama dengan pelanggan lebih penting dibandingkan negosiasi kontrak.
4. Menanggapi perubahan lebih utama daripada mengikuti rencana yang telah ditentukan.

Agile mendorong pola pikir yang fleksibel terhadap perubahan, menyambut masukan, serta memfokuskan diri pada penyampaian nilai yang berkelanjutan. Ini berbeda dari pendekatan waterfall tradisional yang mengutamakan perencanaan menyeluruh di awal dan mengikutinya dengan ketat.

Scrum adalah salah satu kerangka kerja yang paling banyak digunakan untuk menerapkan prinsip-prinsip Agile. Scrum menyediakan struktur yang sederhana yang membantu tim dalam menangani pekerjaan yang kompleks dan dinamis, sambil secara efektif dan kreatif mengirimkan produk yang memiliki nilai optimal. Esensi dari Scrum adalah pengembangan yang bersifat bertahap dan inkremental, artinya proyek dibagi menjadi bagian-bagian kecil yang lebih mudah dikelola, dikerjakan dalam siklus waktu singkat, dan terus disesuaikan berdasarkan umpan balik yang diterima.

Pilar Utama Scrum: Transparansi, Inspeksi, Adaptasi

Scrum didasari oleh tiga pilar utama yang saling berhubungan:

1. Transparansi: Semua elemen dalam proses harus terlihat jelas oleh semua pihak yang terkait, termasuk tim, stakeholder, dan manajemen. Ini memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang sama mengenai status proyek, kemajuan, tantangan, dan tujuan. Transaparansi dapat dicapai melalui penggunaan backlog, burndown charts, papan Scrum (baik fisik maupun digital), dan komunikasi yang terbuka.
2. Inspeksi: Tim Scrum secara rutin memeriksa kemajuan mereka menuju tujuan Sprint dan mengidentifikasi perbedaan yang tidak diharapkan. Ini dilakukan melalui berbagai acara Scrum seperti Daily Scrum, Sprint Review, dan Sprint Retrospective. Inspeksi memungkinkan tim untuk mendeteksi masalah lebih awal.
3. Adaptasi: Jika hasil inspeksi menunjukkan bahwa salah satu aspek proses menyimpang dari batasan yang dapat diterima, maka tim harus segera menyesuaikan proses atau produk yang sedang dikembangkan. Adaptasi ini memastikan bahwa tim tetap berada di jalur yang benar menuju tujuan meskipun menghadapi perubahan kebutuhan atau tantangan yang tidak terduga.

Peran Utama dalam Scrum

Scrum menentukan tiga peran kunci yang bekerja sama demi menghasilkan nilai:

1. Product Owner: Bertanggung jawab untuk memaksimalkan nilai dari produk yang dibentuk oleh Tim Pengembangan. Mereka mengelola Product Backlog (daftar semua fitur dan fungsi yang diinginkan untuk produk), memastikan bahwa item backlog disajikan dengan jelas, transparan, dan terurut menurut prioritas. Product Owner menjadi penghubung antara tim dan stakeholder.
2. Scrum Master: Tugasnya adalah memastikan bahwa Scrum dimengerti dan diterapkan dengan tepat. Mereka berfungsi sebagai servant-leader bagi Tim Pengembangan dan Product Owner, membantu mengatasi hambatan, memfasilitasi event Scrum, dan membimbing tim mengenai praktik Scrum. Scrum Master tidak memiliki kekuasaan manajerial terhadap tim, tetapi mereka berfokus pada membantu tim untuk menjadi mandiri dan mampu mengatur diri sendiri.
3. Tim Pengembangan: Terdiri dari para profesional yang bertanggung jawab untuk menghasilkan produk yang selesai dan siap dirilis pada setiap Sprint. Tim Pengembangan bersifat mandiri (self-organizing) dan cross-functional, artinya mereka memiliki seluruh keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tanpa mengandalkan pihak luar. Ukuran tim yang optimal adalah antara 3 hingga 9 orang.

Event dalam Scrum

Scrum mengatur serangkaian event berulang (dikenal sebagai time-boxed, berarti memiliki batas waktu maksimum yang tetap) yang membentuk siklus Sprint:

1. Sprint: Inti dari Scrum, merupakan iterasi dengan durasi tetap (biasanya 1-4 minggu) di mana produk yang selesai dan siap dirilis dihasilkan. Setiap Sprint dimulai dengan Sprint Planning dan diakhiri dengan Sprint Review serta Sprint Retrospective. Selama Sprint, tidak ada perubahan yang dilakukan yang dapat membahayakan Tujuan Sprint.
2. Sprint Planning: Pertemuan yang diadakan pada awal Sprint di mana Tim Scrum bekerja sama untuk menentukan apa yang akan dikerjakan dalam Sprint ini (Sprint Goal) serta bagaimana cara pelaksanaannya. Hasil dari pertemuan ini adalah Sprint Backlog.
3. Daily Scrum: Pertemuan singkat (maksimal 15 menit) setiap hari bagi Tim Pengembangan. Dalam pertemuan ini, mereka menyelaraskan aktivitas, merencanakan pekerjaan untuk 24 jam ke depan, dan mengidentifikasi kendala.
4. Sprint Review: Pertemuan yang diadakan di akhir Sprint untuk mengevaluasi kenaikan produk yang telah diselesaikan dan menyesuaikan Product Backlog jika diperlukan. Product Owner, Tim Pengembangan, Scrum Master, dan stakeholder hadir untuk bekerjasama dan memberikan masukan.
5. Sprint Retrospective: Pertemuan yang berlangsung di akhir Sprint, setelah Sprint Review, di mana Tim Scrum melakukan evaluasi diri dan merencanakan perbaikan untuk Sprint selanjutnya. Ini adalah momen untuk merenungkan dan menyesuaikan proses kerja.

Artefak dalam Scrum

Scrum memanfaatkan tiga artefak utama untuk mengelola tugas:

1. Product Backlog: Daftar yang diprioritaskan berisi semua fitur, fungsi, persyaratan, perbaikan, dan upaya yang diketahui dibutuhkan untuk produk. Ini adalah satu-satunya sumber informasi untuk perubahan pada produk.
2. Sprint Backlog: Koleksi item dari Product Backlog yang dipilih untuk Sprint, beserta rencana Tim Pengembangan untuk menghasilkan kenaikan produk dan mencapai Tujuan Sprint.
3. Increment: Jumlah dari semua item Product Backlog yang sudah selesai selama Sprint dan nilai dari inkremen yang dihasilkan di Sprint sebelumnya. Inkremen harus dalam kondisi selesai dan berpotensi untuk dirilis, terlepas dari keputusan Product Owner tentang peluncurannya.

Prinsip Metode Scrum dalam Management Project

Meskipun Scrum Guide tidak secara langsung menyebutkan 4 prinsip metode Scrum, kerangka kerja ini secara implisit mengusung empat prinsip dasar yang sangat sesuai dengan nilai-nilai Agile dan penting untuk keberhasilannya dalam manajemen proyek:

1. Iterasi dan Pengiriman Secara Bertahap: Ini merupakan inti dari Scrum. Alih-alih menunggu hingga proyek selesai untuk merilis produk secara penuh, Scrum membagi proyek menjadi siklus pendek yang disebut Sprint. Setiap Sprint menghasilkan “inkremen” atau bagian dari produk yang telah berfungsi dan dapat dirilis. Prinsip ini memungkinkan pemangku kepentingan untuk melihat hasil nyata secara rutin, memberikan umpan balik lebih awal, dan tim dapat dengan cepat beradaptasi. Hal ini membantu mengurangi kemungkinan terjadinya kegagalan besar karena masalah dapat terdeteksi lebih awal, dan perbaikan dapat dilakukan dengan cepat.
2. Responsif Terhadap Perubahan: Berbeda dengan pendekatan manajemen proyek konvensional yang berusaha mengunci persyaratan di awal, Scrum menerima perubahan dengan baik. Dalam dunia yang sangat dinamis saat ini, kebutuhan pelanggan dan kondisi pasar dapat berubah dengan cepat. Melalui acara seperti Sprint Review dan Sprint Retrospective, serta Product Backlog yang selalu diperbaiki oleh Product Owner, tim Scrum dirancang untuk merespons perubahan dalam kebutuhan dan prioritas dengan efisien. Ini memastikan bahwa produk yang dikembangkan tetap relevan dan berharga sepanjang siklus hidupnya.
3. Kerjasama Multidisiplin dan Komunikasi Mendalam: Scrum menekankan pentingnya tim yang mandiri dan terdiri dari berbagai fungsi. Ini berarti setiap anggota tim memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas mereka, tanpa bergantung pada departemen lain untuk pekerjaan yang penting. Komunikasi yang mendalam dan tatap muka, seperti pada Daily Scrum, mempermudah penyelesaian masalah yang cepat, berbagi pengetahuan, dan menciptakan rasa kepemilikan bersama. Kerjasama terjadi tidak hanya antar anggota tim, tetapi juga dengan Product Owner dan pemangku kepentingan eksternal, menjaga semua orang berada pada jalur yang sama dengan visi dan tujuan proyek.
4. Prioritas pada Penyampaian Nilai: Tujuan utama setiap Sprint dalam Scrum adalah untuk menghasilkan inkremen produk yang dapat dirilis dan memberikan nilai nyata kepada pelanggan. Product Owner senantiasa mengutamakan item pada Product Backlog berdasar nilai bisnis, memastikan bahwa tugas-tugas yang paling penting dan berdampak dikerjakan terlebih dahulu. Prinsip ini memastikan bahwa sumber daya digunakan pada fitur yang paling dibutuhkan dan diinginkan, mengurangi pemborosan pada fitur yang kurang penting atau yang tidak akan terpakai. Ini mengubah fokus dari sekadar menyelesaikan tugas menjadi menghasilkan hasil yang bermakna.

Kesimpulan

Agile Scrum telah terbukti menjadi kerangka kerja manajemen proyek yang sangat efektif dalam menghadapi tantangan dan ketidakpastian di dunia modern. Dengan landasan transparansi, inspeksi, dan adaptasi, serta peran dan acara yang terorganisir, Scrum…